Systemet utgör en integrerad plattform för att ta emot och hantera inkommande och utgående e-post samt papperskorrespondens.
Message Flow bearbetar de inkommande meddelanden till elektronisk form och, genom definierade kopplingar till kundens interna system, sedan distribuera dessa meddelanden till lämpliga platser/användare, såsom att lägga meddelandet i kön ifall åtgärden ska hanteras manuellt av användaren, där automatiserat svar kan kopplas på för snabbare återkoppling och bättre kundupplevelse. Ibland räcker det med att arkivera ett meddelande, och i andra fall kan helautomatiskt svar generareas eller ärendet kan riktas mot ett specifikt processflöde. Tack vare den inbyggda arbetsflödesmotorn sker de flesta av processerna automatiskt (beroende på kundens val och verksamhetens särdrag), och användaren blir enbart notifierad vid behov (t.ex. särskild behandling av en ansökan eller individuellt svar på ett meddelande när svaret inte kan genereras från en mall eller av AI).
De viktigaste funktionerna i Message Flow är:
- Bevakning av maillådor.
- Möjlighet att generera automatiska/halvautomatiska svar.
- OCR av e-post, bilagor och skannade pappersdokument.
- Identifiering av kund och andra integrerade systemet som innehåller uppgifter knutna till ärendet (varifrån kommunikationen till kunden har genererats tidigare).
- Arkivera meddelandet på rätt plats.
- Identifiering av nyckelord eller andra attribut för att sätta ett enskild ärende i kö eller för att använda en beslutsmotor för att generera ett automatiskt svar (från en mall eller AI).
